De vergewisplicht: welke documenten moet je als werkgever bewaren?

Onderzoek wijst uit dat bijna de helft van de zorgmedewerkers vermoedt óf weet dat ze te maken hebben met collega’s die met valse papieren aan het bed staan. De inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) roept werkgevers op om strenger te controleren op bevoegd- en bekwaamheid van personeel. Het regionaal Tuchtcollege voor de Gezondheidszorg Amsterdam deed bovendien uitspraak over grensoverschrijdend gedrag van een verpleegkundige. Het eindoordeel? Doorhaling van de inschrijving in het BIG-register en ontzegging van het recht wederom in het BIG-register te worden opgenomen. Deze verpleegkundige mét diploma mag dus niet langer zijn vak uitoefenen.

Deze twee losstaande situaties maken opnieuw duidelijk dat de vergewisplicht een blijvende cruciale rol speelt in het waarborgen van de kwaliteit en veiligheid binnen de zorgsector. HR speelt hierin een belangrijke rol.  

De vergewisplicht

Iedereen wil graag goede zorg. Voor zichzelf of voor naasten. Om dit te borgen heeft de overheid wettelijk vastgelegd wat goede zorg precies inhoudt en wat er moet gebeuren wanneer hier klachten over zijn. Sinds 2016 is de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) van kracht. Onderdeel van de Wkkgz is de vergewisplicht. Werkgevers in de zorg zijn hierdoor verplicht te controleren of de zorg verleend wordt door personen die hiervoor geschikt zijn. De vergewisplicht geldt voor álle personen die beroepsmatig zorg verlenen. Dus ook tijdelijke medewerkers, weekendhulpen, leerlingen, uitzendkrachten en zzp’ers maar niet vrijwilligers of mantelzorgers.

Om aan je plicht als zorginstelling te voldoen heb je informatie nodig van de (beoogde) zorgverlener. Er is een aantal verschillende wijzen waarop zorgverleners kunnen of moeten aantonen dat zij bevoegd en bekwaam zijn en bewezen goede zorg kunnen verlenen. Omdat ook vanuit financiers (denk aan gemeenten of zorgverzekeraars) en andere wetgeving eisen worden gesteld aan het kunnen bewijzen dat de juiste en bevoegde en bekwame professional zorg verleent, adviseren we om ten minste het volgende te verzamelen/controleren en bewaren in het personeelsdossier van de zorgverlener:

• Een positieve verklaring omtrent gedrag
• Uittreksel van DUO van het voor de functie relevante diploma (HBO en WO vanaf 1996 en MBO vanaf 2007 te downloaden via MijnDUO)
• Ouder diploma? Maak dan op de werkplek een kopie van het op echtheid gecontroleerde originele diploma

• Wanneer sprake is van een beschermd beroep onder de wet BIG en/of jeugdwet:

  - Registratiebewijs van het BIG-register

  - Wanneer van toepassing: naast de BIG-registratie óók het registratiebewijs in het specialistenregister

  - Registratiebewijs SKJ-register (bij zorg voor kinderen en jeugd)

  - Raadpleeg www.tuchtrecht.nl voor uitspraken van tuchtcollege.

• Doe een ‘aanvraag vergewisplicht’ bij de Inspectie voor Gezondheidszorg & Jeugd (niet mogelijk voor jeugdinstellingen)
• Doe een referentiecheck bij voorgaande werkgever(s) en leg de uitkomst hiervan vast.
• Neem het cv ook op in het personeelsdossier mocht dit nog niet gebruikelijk zijn.

Deze bewijsstukken en informatie bevatten allerlei persoonsgegevens. Het is de kunst deze op het juiste moment te verzamelen. Dus ná overeenstemming over de arbeidsvoorwaarden en vóór de eerste werkdag. Maar ook op verschillende momenten tijdens een loopbaan. Denk aan verandering van functie waarvoor een ander diploma is vereist of het verlopen van de BIG/SKJ-registratie. 

Lees meer over dit onderwerp: Diplomafraude in de zorg: zo herken en voorkom je het.