Aanzeggen via een online E-HRM systeem: kan dat?

In dit artikel nemen we je mee in de uitspraak van de rechter én kun je de checklist ‘Aanzeggen via E-HRM met oog voor mens en wet’ aanvragen. 

De aanzegverplichting: wat is dat ook alweer?

Spreek je als werkgever een tijdelijk contract af met de werknemer, dat zes maanden of langer duurt? Dan heb je een aanzegverplichting. Je moet de werknemer op tijd laten weten of je het contract verlengt, en zo ja: onder welke voorwaarden. Deze informatie moet je de werknemer minstens één maand voordat het contract afloopt, schriftelijk geven. Doe je dat niet, of doe je dit te laat? Dan ben je de werknemer een aanzegvergoeding van maximaal één maandsalaris verschuldigd.

Soms ontstaat er discussie over de vraag of de aanzegging de werknemer wel heeft bereikt. En zo nee: voor wiens rekening en risico komt het als die aanzegging de werknemer niet bereikt? Die laatste vraag staat in onderstaande rechtszaak centraal.

Wat was er aan de hand? De werkgever wil het dienstverband van een tijdelijke werknemer niet verlengen. Het dienstverband loopt tot en met 31 augustus. Op 29 juli, dus ruim een maand van tevoren, stuurt de werkgever via AFAS Insite een aanzegbrief naar de werknemer. De werknemer laat de brief ongeopend en leest de aanzegging niet.

Op 1 september verwijt de werknemer de werkgever dat het einde van de arbeidsovereenkomst hem niet is aangezegd. De werknemer vordert daarom betaling van een aanzegvergoeding. De werkgever betaalt die vergoeding niet, waarna de werknemer zich keert tot de rechter.

Informatieplicht

De werkgever en de werknemer zijn het erover eens dat de werkgever op tijd en schriftelijk heeft aangezegd. De discussie bestaat over de vraag: heeft de werkgever voldaan aan diens informatieplicht, nu de werknemer de brief in AFAS Insite niet heeft geopend en niet heeft gelezen?

De werkgever is van mening dat de werknemer had moeten weten dat de aanzegging werd gedaan via AFAS Insite en verwijst daarbij naar afspraken in de arbeidsovereenkomst over het digitale personeelsdossier en elektronische loonspecificaties. Maar, zo stelt de rechter vast: hierin staat niet dat er communicatie via het digitale dossier plaatsvindt. Daarnaast staat niet vast dat gedurende het jaar vaker berichten via AFAS Insite naar de werknemer werden gestuurd. De rechter concludeert dat de werknemer dus ook niet had hoeven te begrijpen dat AFAS Insite het communicatiemiddel voor de aanzegbrief was. Ook blijft onzeker dat de werknemer een melding ontving dat er een document voor hem klaarstond in AFAS Insite.

Dat de schriftelijke aanzegging via AFAS Insite de werknemer niet heeft bereikt, komt daarom voor rekening en risico van de werkgever. De werkgever wordt veroordeeld tot betaling van de aanzegvergoeding aan de werknemer.

Kun je rechtsgeldig aanzeggen met E-HRM?

Ja, dat kan. Maar het is belangrijk dat je zeker weet dat de aanzegging de werknemer ook echt bereikt en dat de werknemer de informatie leest. Die verantwoordelijkheid ligt bij jou als werkgever. Richt je E-HRM systeem daar goed op in én maak van tevoren duidelijk dat zulke communicatie via het E-HRM kanaal plaatsvindt.

Zorg er bovendien voor dat je rekening houdt met het menselijke aspect van de aanzegging als je besluit om een tijdelijk contract te laten aflopen. De boodschap dat je een contract niet verlengt, heeft namelijk grote impact op de individuele werknemer. Stel je daarom op als goed werkgever, met oog voor de mens.

Aanzeggen via E-HRM, met oog voor mens en wet? RAP weet het.

Wil je tips voor de juiste aanpak bij het aanzeggen van een tijdelijke arbeidsovereenkomst via een E-HRM systeem? RAP weet het. We ontwikkelden een gratis checklist om je hierbij te ondersteunen. Bekijk ook de video: Aanzegplicht | RAP weet het.